Tradycyjne archiwum to pomieszczenie, w którym składowane są dokumenty w postaci papierowej. Takie pomieszczenie musi spełniać wymagania określone w przepisach prawnych dotyczących przechowywania dokumentów.
Głównym problemem wynikającym z przechowywania dokumentów w archiwum jest ograniczenie jego przestrzeni. Wraz ze wzrostem firmy, ilość dokumentów wzrasta szybciej, niż kończy się ich przydatność. W rezultacie przestrzeń archiwum staje się niewystarczająca, zatem konieczny jest wynajem kolejnego pomieszczenia.
Dla firmy jest to spory koszt, zwłaszcza gdy zwrócimy uwagę na fakt, że dokumenty muszą być często dostępne dla pracowników firmy. Celem zaoszczędzenia kosztów wynajmu pomieszczenia, rozsądnie byłoby skorzystać z atrakcyjnej cenowo oferty oddalonej od siedziby firmy. Jakkolwiek koszty transportu i czasu pracownika, który musiałby dotrzeć na miejsce w potrzebie zasięgnięcia do archiwum dokumentów, często są większe niż różnica w kosztach wynajmu. Co robić w takim wypadku?
Chcąc oszczędzić czas, pieniądze w budżecie firmy i stres pracowników, proponujemy sięgnąć po powszechne już dziś rozwiązanie, a mianowicie elektroniczne archiwum dokumentów. Archiwum dokumentów zamknięte w systemie, takim jak np. workflow pozwala na dostęp do dokumentów z każdego miejsca, niezależnie od miasta, a nawet kraju, w którym się znajdujemy. Ponadto, dokumenty w elektronicznym archiwum są dostępne z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
Kolejną zaletą elektronicznego archiwum jest łatwość i szybkość wyszukiwania oraz dostępu do dokumentów przez każdą poprzednio upoważnioną osobę.
Archiwum dokumentów może być umieszczone na serwerze firmy, która jest jego właścicielem, serwerze zewnętrznym lub w chmurze. Wszystkie trzy opcje są bezpieczniejsze od posiadania jedynie fizycznego archiwum dokumentów, które łatwo może zostać poddane czynnikom zewnętrznym takim jak kradzież, pożar, lub nawet mechaniczne uszkodzenia poszczególnych akt.
Oryginały dokumentów, mogą, ale nie muszą być przechowywane w fizycznym archiwum po wprowadzeniu do systemu. Z racji zwiększonego poczucia bezpieczeństwa, firmy często decydują się na fizyczne pomieszczenie archiwum, ale w wypadku posiadania już elektronicznego systemu, nie musi mieścić się ono w pobliskiej dla siedziby firmy lokalizacji.
Archiwum dokumentów najczęściej kojarzy się naszym klientom z systemem DMS. System DMS to system do zarządzania dokumentami, który pozwala również na ich archiwizowanie. Jakkolwiek istnieją również bardziej zaawansowane systemy, takie jak workflow.
System workflow pozwala nie tylko na archiwizowanie dokumentów, ale również ich obieg, akceptacje oraz umożliwia kontrolę nad dostępem i przepływem informacji. Co więcej, workflow to nie tylko archiwum dokumentów. Workflow to połączenie wszystkiego, co potrzebuje firma, by ją w pełni zautomatyzować. Jakkolwiek elementy systemu workflow mogą być wdrażane etapami, wraz z rozwojem firmy. Stanowi to ogromną zaletę i wyróżnia systemy workflow na tle innego typu oprogramowania. System workflow uczy się i rozwija wraz z firmą. A gdy nadejdzie czas, aby zautomatyzować inne jej obszary, nie ma potrzeby kupowania kolejnego systemu, wyszukiwania nowych metod integracji czy też szkolenia pracowników z korzystania z danego narzędzia. Wszystko może zostać objęte w jednym systemie.
