Wielu z nas pamięta jeszcze tradycyjne faksy. Podpięte do linii telefonicznych urządzenia pozwalały na przesyłanie dokumentów na odległość. Ich wadami była jednak niska często jakość wydruku oraz konieczność zakupu specjalnie dedykowanych temu celowi urządzeń i papieru.
Wszystkie opisane wyżej wady eliminuje wirtualny faks, usuwając niedogodności tradycyjnych rozwiązań.
Przede wszystkim nie jest on sprzętem, a usługą, oferowaną przez wyspecjalizowane firmy, jak na przykład https://easycall.pl/dla-firmy/wirtualny-faks/. Eliminuje ona konieczność posiadania specjalnego urządzenia końcowego. Wirtualny faks ma oczywiście własny numer – dzięki niemu właśnie możliwa jest obsługa kontrahentów, którzy preferują taką formę komunikacji i podają ten wymóg np. w dokumentacji przetargowej.
Nie jest jednak wymagany papier ani miejsce do przechowywania wydruków – oszczędzamy więc przestrzeń, pieniądze i środowisko naturalne. Dokumenty są dostępne dla uprawnionych użytkowników jako pliki PDF. Popularność tego formatu znacząco ułatwia korzystanie z usługi – praktycznie na każdy użytkowany dzisiaj komputer można pobrać bezpłatne oprogramowanie, umożliwiające jego odczyt.
Koszt wirtualnego faksu nie jest wysoki – najczęściej wynosi zaledwie kilka złotych w skali miesiąca.
